Rejestr zmian

PZ.271.1.25.2020.PZZ - PZZIS

Zagnańsk, dnia 30 grudnia 2020 r.

 

ODPOWIEDŹ  NA   PYTANIE  DOTYCZĄCE

 

W związku ze złożonym zapytaniem do SIWZ na zadanie p.n. „Zakup paliw do pojazdów samochodowych i sprzętu mechanicznego, stanowiących własność Gminy Zagnańsk oraz Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Gminy Zagnańsk na 2021 rok”, które wpłynęło do Zamawiającego w dniu 23.12.2020 r. w trybie art. 38 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r. poz. 1843.), Zamawiający udziela odpowiedzi na pytania oraz zmienia treść SIWZ oraz  zmienia treść załączników do SIWZ oraz zmienił termin otwarcia ofert  :

 

Zapytanie z dnia 23 grudnia 2020 r.

 

1. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na  odstąpienia od zapisu w  projekcie umowy § 5 oraz w SIWZ  Roz..3  pkt 3.7 dotyczącego złej jakości paliwa i zaakceptuje poniższą  procedurę reklamacyjną jaka funkcjonuje u Wykonawcy?

„Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej”.

Wykonawca prosi również o odstąpienie od naliczenia jednorazowej kary , ponieważ w takiej sytuacji Wykonawca dwukrotnie  ponosi konsekwencję poprzez naprawienie szkody i dodatkowo jeszcze kara umowna.

Odpowiedź:  TAK, Zamawiający wyraża zgodę na zmianę zapisu w § 5 projektu umowy oraz w SIWZ Roz..3 pkt 3.7 wg podanego powyżej zapisu.

Zamawiający nie wyraża zgody na odstąpienie od naliczania jednorazowej kary. Kara jest naliczana w przypadku odstąpienia od umowy.

 

1. 2.    Czy Zamawiający wyrazi zgodę na odstąpienia od zapisu w  projekcie umowy § 5, słów: „a Zamawiający nie uiści należności za zakupione paliwo” ,ponieważ  zgłoszenie reklamacji  przez Zamawiającego nie zwalnia z obowiązku terminowego uregulowania należności wynikających z umowy. Po uznanej reklamacji koszty  Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody?

Odpowiedź: TAK, Zamawiający wyraża zgodę na odstąpienie od powyższego zapisu.

 

1. 3.    Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę zapisu §6  poprzez dodanie na końcu zdania proponowanej treści:„"…, po uprzednim uwzględnieniu przez Wykonawcę reklamacji złożonej przez Zamawiającego"?

Odpowiedź:  TAK, Zamawiający uwzględnia proponowaną przez Wykonawcę zmiane zapisu i dodaje na końcu § 6 zapis następującej treści: „..., po uprzednim uwzględnieniu przez Wykonawcę reklamacji złożonej przez Zamawiającego. Odmowa uznania reklamacji przez Wykonawcę nie zamyka Zamawiającemu możliwości ubiegania się o odszkodowanie na drodze sądowej.”

1. 4.    Czy Zamawiający wyrazi zgodę na odstąpienie od zapisu § 9, ponieważ w przypadku Kart Flota zapis ten nie ma zastosowania?

Odpowiedź:   Zamawiający wyraża zgodę na odstąpienie od personalizacji kart paliwowych. Do każdego pojazdu będzie przypisana oddzielna karta paliwowa. Zarówno faktura jak i załącznik powinny precyzyjnie określać pojazd, którego dotyczą.

 

1. Czy Zamawiający wyrazi zgodę ( po wyborze oferenta) na usunięcie zapisu § 11,  ponieważ zapis ten nie ma zastosowania w przypadku Kart Flota?

Załącznik do faktury stanowiący jej integralną część zawiera wykaz  wszystkich zakupów z danego okresu rozliczeniowego dokonywanych na poszczególne karty paliwowe, t.j.: numery kart wydanych na  numer rejestracyjny lub sprzęt , numery rejestracyjne pojazdów, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług, wartość (netto, brutto, VAT) paliw (towarów i usług), pozycję faktury. Dla danej pozycji faktury wskazana jest wartość brutto przed opustem, wielkość opustu, wartość (brutto, VAT, netto)  po opuście.

Odpowiedź:  Zamawiający wyraża zgodę na odstąpienie od składania podpisów, od zestawień sprzedaży w dotychczasowej wersji pod warunkiem, że otrzyma odrębny załącznik do każdej faktury dla każdego pojazdu. Zarówno faktura jak i załącznik powinny określać jednoznacznie pojazd, którego dotyczą oraz powinny być wystawiane oddzielnie dla każdej jednostki organizacyjnej.

 

1. Czy Zamawiający wyrazi zgodę  na zmianę zapisu projektu umowy § 13 pkt 4
   i zaakceptuje termin płatności 21 dni od daty wystawienia faktury?

W oferowanym systemie rozliczania transakcji bezgotówkowych termin płatności od daty otrzymania faktury nie funkcjonuje z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego i związanej z tym windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań.

W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. 

E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te      same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu.

Odpowiedź:  Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę treści zapisu § 13 pkt 4  projektu umowy.

W celu umożliwienia Wykonawcy przesyłania faktur drogą elektroniczną w § 13 projektu umowy dodaje się pkt. 6 o następujacej treści: „6. Przesyłanie faktur w postaci elektronicznej:

a) Wykonawca może przesyłać Zamawiającemu faktury w formie elektronicznej w formacie PDF z następującego adresu e-mail: …. . W takiej samej formie przesyłane będą faktury korygujące oraz duplikaty faktur.

b) Zamawiający wyraża zgodę na przesyłanie przez Wykonawcę faktur w sposób określony w lit. a), które będzie odbierał pod adresem e-mail: sekretariat@zagnansk.pl.”

 

1. 7.    Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do projektu umowy: „W sprawach  nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 24.05.2018 r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 24.05.2018 r?

Odpowiedź:Zamawiający nie wyraża zgody na w/w zapis, gdyż jako dysponent środków publicznych treść swoich zobowiązań ustala w sposób zamknięty w umowie i jego status jako strony umowy nie może zależeć od wewnętrznych dokumentów Wykonawcy, w których zmiany Wykonawca może dokonywać jednostronnie Akceptacja proponowanego zapisu, preferowałaby określonego Wykonawcę.

 

1. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dodanie w umowie zapisu w zakresie ochrony danych osobowych  o następującej treści:

"1. Każda ze stron Umowy oświadcza, iż jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych swoich pracowników, współpracowników oraz pracowników drugiej Strony, wskazanych w Umowie jako osoby do kontaktu (tzw. dane kontaktowe) oraz osób uprawnionych do reprezentowania drugiej Strony. Przekazywane na potrzeby realizacji Umowy dane osobowe są danymi zwykłymi i obejmują w szczególności imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu, służbowy adres email, a także ilość i rodzaj dokonywanych w ramach Umowy transakcji.

2. Zamawiający zobowiązany jest do wypełnienia, w imieniu Wykonawcy jako Administratora danych w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa o ochronie danych osobowych, niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 30 (trzydzieści) dni od dnia zawarcia niniejszej umowy z Wykonawcą, obowiązku informacyjnego wobec osób fizycznych zatrudnionych przez Zamawiającego lub współpracujących z Zamawiającym przy zawarciu lub realizacji niniejszej umowy - bez względu na podstawę prawną tej współpracy - których dane osobowe udostępnione zostały Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z zawarciem lub realizacją niniejszej umowy. Obowiązek, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien zostać spełniony poprzez przekazanie tym osobom klauzuli informacyjnej stanowiącej Załącznik nr … do niniejszej umowy, przy jednoczesnym zachowaniu zasady rozliczalności.?

Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę na dodanie pkt. 1 przedstawionej powyżej propozycji uzupełnienia § 17 projektu umowy.

 

1. 9.    Czy w związku z zadanymi pytaniami Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę terminu składania ofert na dzień 30.12.2020?

Odpowiedź: Zamawiający przedłużył terminu składania ofert do dnia
4 stycznia 2021 r.

 

W załączeniu do pobrania zmieniona:

 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

 Wzór umowy

 

Poniżej tekst  ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o zamówienia

 

         Ogłoszenie nr 540555132-N-2020 z dnia 28.12.2020 r. Zagnańsk:

OGŁOSZENIE O ZMIANIE OGŁOSZENIA

OGŁOSZENIE DOTYCZY:

Ogłoszenia o zmianie umowy

INFORMACJE O ZMIENIANYM OGŁOSZENIU

Numer: 766449-N-2020
Data: 18.12.2020

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

Gmina Zagnańsk, Krajowy numer identyfikacyjny 29101086600000, ul. ul. Spacerowa  8, 26-050  Zagnańsk, woj. świętokrzyskie, państwo Polska, tel. 413 001 322, e-mail sekretariat@zagnansk.pl, faks 413 001 373.
Adres strony internetowej (url): www.zagnansk.pl

SEKCJA II: ZMIANY W OGŁOSZENIU

II.1) Tekst, który należy zmienić:
Miejsce, w którym znajduje się zmieniany tekst:
Numer sekcji: IV
Punkt: IV.6.2)
W ogłoszeniu jest: Data 29.12.2020 godzina 12:00
W ogłoszeniu powinno być: Data 04.01.2021 godzina 12:00