Komunikaty i ogłoszenia Urzędu Gminy

Załącznik do

Zarządzenia nr 60/2024 Wójta Gminy Zagnańsk

 z dnia 18 marca 2024 roku

Wójt Gminy Zagnańsk

ogłasza I otwarty konkurs ofert

w ramach Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii na rok 2024, którego celem jest wspomaganie działalności instytucji, stowarzyszeń i osób fizycznych, służącej rozwiązywaniu problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii.

1. Podstawa prawna
2. a) art. 11 i art. 13 ust.1 i 2 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 571).
3. b) Uchwała nr 107/VII/2023 Rady Gminy Zagnańsk z dnia 11 grudnia 2023 roku w sprawie przyjęcia Gminnego Programu Profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii na lata 2024-2026
4. Rodzaje zadań i wysokość środków przeznaczonych na realizację zadań

Zadanie 1. "Systematyczne zajęcia sportowe i/lub kulturalne dla wszystkich mieszkańców Gminy Zagnańsk wraz  z elementami profilaktyki uzależnień” do realizacji w roku 2024.

1. Na realizację zadania 1 przeznacza się kwotę do 60 000 zł.

Zadanie.2 „Organizacja wydarzenia, kolonii lub obozu sportowego dla dzieci i młodzieży z terenu gminy Zagnańsk z elementami edukacji w zakresie profilaktyki uzależnień” do realizacji w roku 2024

1. Na realizację zadania 2 przeznacza się kwotę do 40 000 zł.

III. Termin realizacji projektów składanych w ramach otwartego konkursu ofert:
od  22 kwietnia 2024 do 30 listopada 2024 roku

IV. Zasady przyznawania dotacji.

1. Dotacja z budżetu gminy może być przyznana podmiotom uprawnionym – organizacjom pozarządowym w rozumieniu Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r.
   o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 571). oraz podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3 powyższej ustawy.
2. Oddziały terenowe nie posiadające osobowości prawnej nie mogą samodzielnie ubiegać się o dotację. W takiej sytuacji mogą złożyć ofertę za pośrednictwem zarządu głównego lub oddziału posiadającego osobowość prawną, natomiast oddział upoważniony do bezpośredniego wykonania zadania powinien być wskazany w ofercie;
3. Dotacja przeznaczona może być wyłącznie na wydatki związane z realizacją zadania, na które udzielono dotacji. Zadanie musi zostać zrealizowane w gminie Zagnańsk lub na rzecz mieszkańców gminy Zagnańsk;
4. Dotacja nie może zostać udzielona na wsparcie zadań, które są dofinansowane z budżetu gminy Zagnańsk lub jego funduszy celowych na podstawie innych przepisów;
5. Wydatki, które ponoszone będą z dotacji muszą być niezbędne do realizacji zadania objętego konkursem, racjonalne i efektywne, spełniające wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat), faktycznie poniesione w okresie realizacji zadania, odpowiednio udokumentowane i zgodne z zatwierdzonym kosztorysem, który musi być spójny
   z harmonogramem działań.
6. Wskazany rachunek bankowy może być wykorzystywany wyłącznie do obsługi dotacji
   z budżetu Gminy Zagnańsk, zgodnie ze złożonym wnioskiem.
7. Wykonawca zobowiązuje się do wykorzystania przyznanych środków finansowych wyłącznie w formie bezgotówkowej z rachunków wskazanych do realizacji zadania.
8. Kalkulację kosztów należy rozpisać szczegółowo, tj. każdy koszt należy oddzielnie opisać podając dokładnie ilość i jednostkę miary.
9. W ofertach składanych w ramach konkursu należy m.in.

• Przedstawić kompleksowo, w jaki sposób zadanie będzie realizowane
• Należy szczegółowo opisać zadania punkt III.3 oferty które muszą być mierzalne, realne, określone i wynikać z wcześniej określonych potrzeb.

W przypadku nie wypełnienia tego pola zostanie obniżona ocena oferty.

8. Dotacja może być wykorzystana na:
9. realizację programu profilaktycznego
10. zakup materiałów i sprzętu niezbędnych do prowadzenia zajęć,
11. transport uczestników,
12. bilety wstępu do obiektów sportowych, kin, teatrów itp.,
13. wynagrodzenie dla osób bezpośrednio zatrudnionych przy realizacji zadania na podstawie umów (np. instruktor, trener, koordynator)
14. ubezpieczenia uczestników,

o ile ww. działania będą integralnie związane z realizacją zadania, które zostaną określone w złożonej ofercie.

Sposób przygotowania oferty, warunki dopuszczenia do procedury konkursowej.

Oferta powinna być: a)sporządzona w języku polskim w formie pisemnej na obowiązującym formularzu – załącznik nr 1 do warunków otwartego konkursu ofert – wypełnionym maszynowo/komputerowo lub czytelnym pismem odręcznym;b) podpisana przez osobę lub osoby do tego uprawnione (wskazane w aktualnym odpisie z właściwego rejestru);

c) zgodna z zasadami uczciwej konkurencji oraz gwarantować wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Oferta powinna zawierać niezbędne załączniki potwierdzone „za zgodność z oryginałem” wraz z datą i podpisem osoby/osób uprawnionej/uprawnionych do reprezentacji podmiotu zgodnie ze wskazaniem w aktualnym odpisie z właściwego rejestru:

1. kserokopię aktualnego statutu;
2. kserokopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (dopuszcza się pobrany On-Line wydruk informacji odpowiadającej aktualnemu odpisowi o podmiocie zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym);
3. kserokopię innego odpisu z rejestru, jeżeli taki jest wymagany przepisami prawa lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących;
4. w przypadku oferty wspólnej należy dołączyć umowę partnerską wraz z jednoznacznym podziałem obowiązków i zakresów działań w planowanym zadaniu publicznym;
5. oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT – załącznik nr 2 do warunków otwartego konkursu ofert;
6. oświadczenie o rachunku bankowym – załącznik nr 3 do warunków otwartego konkursu ofert,
7. pełnomocnictwo Zarządu Głównego do składania oświadczeń woli w jego imieniu wydane dla osób go reprezentujących z oddziałów terenowych nieposiadających osobowości prawnej z poświadczeniem podpisu osób udzielających pełnomocnictwa.
8. dokumenty potwierdzające odpowiednie kwalifikacje personelu, zatrudnionego do realizacji wnioskowanego zadania – ksero.

Dołączone do oferty załączniki muszą być zgodne ze wzorem. Formularze nie podlegają modyfikacji. Modyfikacja wzoru oferty lub załączników do oferty będzie podstawą do odrzucenia oferty z przyczyn formalnych.

3. Pod względem merytorycznym rozpatrywane będą wyłącznie oferty:

a)złożone przez podmiot uprawniony do przystąpienia do konkursu;

b)złożone na obowiązującym i prawidłowo wypełnionym formularzu;

c)zawierające komplet niezbędnych załączników;

d)z wypełnionymi wszystkimi polami;

e)złożone w Biurze Obsługi Interesanta Urzędu Gminy w Zagnańsku w zamkniętej, prawidłowo opisanej kopercie, zaadresowanej na Gmina Zagnańsk, ul. Spacerowa 8, 26-050 Zagnańsk: Otwarty konkurs ofert w ramach Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii na rok 2024. Zadanie numer….”

Na kopercie  należy podać nazwę podmiotu składającego ofertę, adres korespondencyjny oraz telefon kontaktowy. Oferty należy składać w terminie do dnia 8 kwietnia 2024 roku włącznie.

Oferta może również zostać przesłana listownie na adres: Urząd Gminy w Zagnańsku, Spacerowa 8, 26 050 Zagnańsk. W takim przypadku  o zakwalifikowaniu oferty do konkursu zadecyduje data  doręczenia oferty do Urzędu Gminy w Zagnańsku.

4. Błędnie zaadresowane koperty, bądź oferty które wpłyną po terminie nie zostaną dopuszczone do analizy formalnej.

5. Oferty sporządzone wadliwie, bądź niekompletne co do wymaganego zestawu dokumentów lub informacji zostaną odrzucone ze względów formalnych.

VI. Procedura oceny ofert

1. Otwarcie kopert oraz ocena formalna ofert nastąpi w Urzędzie Gminy w Zagnańsku, Spacerowa 8, 26-050 Zagnańsk.
2. Komisja konkursowa powołana Zarządzeniem Wójta Gminy Zagnańsk zaopiniuje oferty złożone do konkursu;
3. Komisja Konkursowa dokona oceny:

prawidłowości sporządzenia i złożenia oferty;

możliwości realizacji zadania przez podmiot składający ofertę;

rezultatów realizacji zadania wraz z planowanym poziomem osiągnięcia rezultatów oraz sposobem ich monitorowania;

przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;

proponowanej jakości wykonania zadania i kwalifikacji osób, przy udziale których podmiot składający ofertę będzie realizował zadanie.

  Komisja konkursowa oceni oferty mając na uwadze:

planowany udział środków finansowych własnych lub pochodzących z innych źródeł na realizację zadania oraz wysokość dotacji, która ma zostać przeznaczona na realizację zadania;

planowany przez podmiot składający ofertę wkład rzeczowy, osobowy;

analizę i ocenę realizacji zadań zleconych podmiotowi uprawnionemu w latach poprzednich, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków.

Komisja konkursowa przeanalizuje wniosek pod względem celowego i racjonalnego gospodarowania środkami budżetowymi, kierując się zasadami wyboru najkorzystniejszej oferty, wynikającymi z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych co do celowego, oszczędnego i racjonalnego wydatkowania środków, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Komisja konkursowa dokona oceny kierując się następującymi, ułożonymi w trzy grupy, kryteriami (max 42 punktów):

1. Kryteria merytoryczne
2. Kryteria finansowe

3. Kryteria organizacyjne

Oferty wybrane do realizacji zadań powinny spełniać w/w kryteria i uzyskać łącznie co najmniej 23 punkty, oraz minimum 12 pkt w grupie 1, 7 pkt w grupie 2 oraz 4 pkt w grupie 3. Organizator zastrzega sobie prawo do dofinansowania ofert tylko z najwyższą ilością punktów.

Po zapoznaniu się z opinią Komisji Konkursowej Wójt Gminy Zagnańsk wyda odrębne Zarządzenie w sprawie podziału środków finansowych w ramach otwartego konkursu ofert Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii na rok 2024.

Wyniki Otwartego Konkursu Ofert, z podaniem nazw i adresów oferentów, tytułów zadań publicznych, kwoty wnioskowanej i przyznanej dotacji z uzasadnieniem, zostaną podane do publicznej wiadomości;

Z wybranym w drodze konkursu oferentem zostanie zawarta umowa zgodna z ramowym wzorem umowy określonym w Rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 roku w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2018r., poz. 2057). Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do warunków otwartego konkursu ofert;

Od podjętych decyzji nie przysługuje odwołanie.

Wójt Gminy Zagnańsk, zastrzega sobie prawo do:

1. możliwości przesunięcia terminu składania ofert;
2. zmiany terminu rozpoczęcia i zakończenia postępowania konkursowego;

VII. Informacje dodatkowe.

1. Informacji na temat konkursu udzielają pracownicy Urzędu Gminy w Zagnańsku,
2. Spacerowa 8, II piętro, pok. 23, tel. 41 3001322 w. 151
3. Wyniki otwartego konkursu ofert zostaną umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy w Zagnańsku, na stronie internetowej Urzędu Gminy
   w Zagnańsku oraz na tablicy ogłoszeń w Biurze Obsługi Interesanta.

VIII. Rozliczenie dotacji

1. Sprawozdanie
2. Rozliczenie dotacji następuje na podstawie sprawozdania złożonego w terminie 30 dni od określonego w umowie dnia zakończenia realizacji zadania.
3. Sprawozdanie należy złożyć na formularzu zgodnym z Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 roku w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2018 r., poz. 2057).

2. Weryfikacja wydatków związanych z realizacją zadania publicznego

Zleceniobiorca realizujący zadanie publiczne z udziałem dotacji zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadania publicznego przez okres 5 lat licząc od początku roku następującego po roku, w którym zleceniobiorca zrealizował zadanie publiczne.

1. Niezwłocznie po otrzymaniu sprawozdania Urząd Gminy w Zagnańsku przystępuje do weryfikacji wydatków związanych z realizacją zadania. Niezależnie od sprawozdania podmiot realizujący zadanie publiczne zobowiązany jest złożyć w Urzędzie Gminy w Zagnańsku następujące dokumenty dotyczące realizacji zadania niezbędne do przeprowadzenia weryfikacji, a w szczególności:

• kopie umów i zleceń oraz kopie faktur, rachunków lub innych dokumentów księgowych stanowiących podstawę wydatków związanych z realizacją zadania publicznego,potwierdzone za zgodność z oryginałem, oraz kopie wyciągów bankowych potwierdzające ich zapłatę,
• kopie wyciągów bankowych pokazujących wpływ środków z dotacji na rachunek bankowy podmiotu realizującego zadanie publiczne oraz kopie wyciągów bankowych pokazujących wypływ środków finansowych z tego rachunku ( dotyczy środków finansowych z dotacji oraz z wkładu finansowego własnego) jako potwierdzenie faktycznie poniesionych wydatków,
• dokumenty potwierdzające udział w realizacji zadania wolontariuszy oraz pracę społeczną członków organizacji – kopie umów, oryginał oświadczenia potwierdzającego wniesienie wkładu osobowego,
• oświadczenie o wysokości przychodów z tytułu odsetek bankowych uzyskanych
  w związku z przechowywaniem kwoty dotacji na rachunku jeżeli z wyciągów bankowych nie można uzyskać jednoznacznej informacji w tym zakresie,
• kopię przelewu potwierdzającego dokonanie zwrotu niewykorzystanych środków finansowych z udzielonej dotacji (jeżeli nie wykorzystano pełnej kwoty udzielonej dotacji lub część dotacji wykorzystano niezgodnie z przeznaczeniem ) oraz wpłatę odsetek (jeśli dotyczy),
• kopię przelewu potwierdzającego zwrot środków finansowych z tytułu przychodu
  z odsetek bankowych od dotacji (jeżeli rachunek jest oprocentowany), jeżeli nie wydatkowano ich na cele związane z realizacja zadania,
• listę uczestników projektu zawierającą: imię i nazwisko, miejscowość zamieszkania.

1. Załączniki składane w formie kserokopii muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem
2. Dowody księgowe opisuje się na ich odwrocie; na dodatkowej (załączanej) karcie zamieszcza się opis tylko wówczas gdy brak miejsca na odwrocie dowodu księgowego z adnotacją o tym, jakiego dokumentu dotyczy; informację o opisie na oddzielnej karcie należy odnotować na dokumencie księgowym; oba dokumenty muszą być trwale złączone.
3. Korekty dokonywane w opisach dokumentów księgowych powinny być dokonywane na zasadach analogicznych, jak dla korekt dokumentów księgowych określonych w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.
4. Prawidłowy opis dowodu księgowego powinien zawierać /przykładowy wzór opisu faktury/:

• przedmiot wydatku, zwłaszcza wtedy gdy nazwa usługi, dostawy lub rzeczy nie jest powszechnie rozpoznawalna,
• nazwę zadania publicznego, którego wydatek dotyczy
• znak /numer umowy dotacji,
• sposób/źródło finansowania (kwota i procentowy udział wartości faktury), potwierdzenie sprawdzenia faktury pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym,
• dekret księgowy - sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu księgowego (data i podpis umożliwiający identyfikację osoby podpisującej),
• informację, czy podatek VAT jest lub nie kosztem kwalifikowanym (jeżeli dotyczy),
• informacja, że zakupy zostały dokonane zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych (jeżeli dotyczy),
• informację o dokonanej płatności za zakupiony towar / usługę.
• kopię przelewu potwierdzającego zwrot środków finansowych z tytułu przychodu z odsetek bankowych od dotacji (jeżeli rachunek jest oprocentowany), jeżeli nie wydatkowano ich na cele związane z realizacją zadania,

Przykładowy opis:

Opis do faktury/rachunku: Nr……………………………………………… z dnia ……………………..……

Rachunek dotyczący realizacji zadania publicznego pod nazwą:

…………………………………………………………………………………………………..zgodnie z umową Nr ………………………………………… oraz aneksem Nr....... z dnia …………………

Wydatek dotyczy zakupu towaru*/usługi* ……………..………..……………….. z przeznaczeniem na………………………………………………………………………

Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia……………………………………………

Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia…………………………………………………

Sposób finansowania

IX. W roku 2023 w ramach współpracy z organizacjami pozarządowymi udzielono dotacji w zakresie zadań, co do których ogłaszany jest niniejszy konkurs:

1. Organizacja czasu wolnego poprzez zajęcia edukacyjne z programem profilaktycznym dla dzieci i młodzieży z terenu Gminy Zagnańsk do realizacji w roku 2023.

2. Organizacja zajęć sportowych z programem profilaktycznym dla dzieci i młodzieży z terenu Gminy Zagnańsk do realizacji w roku 2023.

X. Zastrzeżenia organizatora konkursu.

• dopuszcza się możliwość dokonania drobnych poprawek (np. brak daty przy podpisie za zgodność z oryginałem, brak numeru telefonu, błędnie podany organ administracji publicznej) na wezwanie komisji konkursowej w terminie podanym przez organizatora konkursu. Do drobnych poprawek nie zaliczane będą w szczególności uzupełnienia dokumentacji (brakujące załączniki), wymiana załączników, uzupełnienia podpisów osób reprezentujących oferenta, zmiany w kosztorysie;
• nie ogranicza się liczby składanych ofert przez jeden podmiot, jednakże każdy
  z projektów musi zostać złożony w osobnej kopercie (1 oferta – 1 koperta). Złożenie dwóch i więcej ofert w jednej zamkniętej kopercie spowoduje odrzucenie wszystkich projektów z przyczyn formalnych;
• jeżeli ten sam podmiot składa więcej niż jedną ofertę, załączniki mogą być dołączone do jednej oferty. W takiej sytuacji na pozostałych kopertach należy wskazać gdzie znajdują się załączniki;
• w harmonogramie realizacji zadania należy podać planowaną datę realizacji merytorycznej części zadania – dopuszcza się określenie miesiąca, w którym zadanie planowane jest do realizacji;
• projekty dotyczące niskonakładowych, niekomercyjnych publikacji, a także druków dotyczących Gminy Zagnańsk wspierane będą jedynie w ramach zadania konkursowego;
• złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji;
• z przyznanej dotacji nie mogą być finansowane wydatki nieodnoszące się jednoznacznie do realizowanego zadania, w tym m.in.: wydatki finansowane z innych źródeł zobowiązania powstałe przed zawarciem umowy i po okresie jej obowiązywania.
• wysokość dotacji dla poszczególnych podmiotów uzależniona będzie od ilości wybranych do realizacji ofert;
• kwota przyznanej dotacji może być niższa od wnioskowanej. W takiej sytuacji podmiot może zrezygnować z przyjęcia dotacji. W przeciwnym razie konieczne będzie złożenie zaktualizowanego opisu poszczególnych działań / harmonogramu realizacji zadania publicznego (załącznik nr 5 do warunków otwartego konkursu ofert) i/lub zaktualizowanej kalkulacji przewidywanych kosztów (załącznik nr 6 do warunków otwartego konkursu ofert) uwzględniając zasady przyznania dotacji. Aktualizacje do projektów powinny zostać złożone najpóźniej w terminie 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem zadania publicznego. W przypadku niedotrzymania tego terminu, złożenia niepoprawnie sporządzonych aktualizacji, bądź znacznego ograniczenia merytorycznego zakresu zadania w stosunku do złożonej oferty aktualizacje mogą zostać nie zaakceptowane a umowa może zostać nie zawarta.
• złożone w konkursie oferty zostaną rozpatrzone w najszybszym możliwym terminie, jednak nie później niż do dnia 12 kwietnia 2024 roku.
• oferent, który podpisze umowę dotyczącą realizacji zadania publicznego zobowiązuje się do wykonania zadania w zakresie i na zasadach określonych w umowie, a także do przedłożenia w terminie 30 dni od zakończenia zadania sprawozdania końcowego.

W związku z wejściem w życie, z dniem 15 lutego 2024 r., nowelizacji ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, zwanej  Ustawą o Małoletnich, wyłoniony realizator, zgodnie z zapisami art. 21 Ustawy o Małoletnich, przed nawiązaniem stosunku pracy z osobami realizującymi zajęcia lub przed dopuszczeniem ich do innej działalności w związku z realizacją przedmiotowego zadania publicznego, zobowiązany będzie do uzyskania informacji z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym – czy dane tych osób są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do sprawy przeciwdziałania wykorzystania seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.

Załączniki 

zestawienie_dokumentow_ksiegowych_do_kontroli_-_wzor__1_(1).docx

oswiadczenie_o_kwalifikowalnosci__vat_-_zalacznik_nr_2__1_(1).docx

Formularz-oferty-realizacji-zadania-publicznego.docx

Instrukcja-wypelnienia-oferty.docx

Zaktualizowana-kalkulacja-przewidywanych-kosztow.docx

Zaktualizowany-harmonogram-oraz-opis-poszczegolnych-dzialan.doc

Umowa wzór 2024.docx

Oswiadczenie-o-posiadanym-rachunku-bankowym.doc

Formularz-sprawozdania-z-wykonania-zadania-publicznego (zał. nr5).docx